✉️ La Gestion du Courrier
La méthode pratique pour gérer son courrier
Dans ce tout premier article, j’ai eu envie de vous parler de la tâche administrative la plus courante mais incontournable dans une entreprise : La Gestion du Courrier ✉️.
″C’est-à-dire…″
La plupart (ou plutôt presque tous 😉) n’aime pas ça et la considère comme une vraie corvée dont ils se passeraient bien.
Et pourtant, nous n’avons pas le choix !
Bon, soyons tout à fait honnêtes et restons positifs 😊 : nos boîtes aux lettres sont de moins en moins pleines, avec la politique de dématérialisation qui s’opère depuis quelques temps.
🗣️ D’ailleurs, j’en profite pour vous conseiller vivement d’opter pour cette option de réception auprès de tous vos clients, fournisseurs ou organismes qui le proposent. Ainsi, non seulement vous contribuerez à sauver la planète 🌎 mais en plus, cela vous fera gagner du temps, car vous aurez moins de papiers à gérer.
Malgré tout, je suis d’accord : on en reçoit encore beaucoup trop !
Pourtant, il suffit d’une bonne organisation et de s’y tenir, pour vous faciliter la vie.
Soyez tranquilles 😎, ce n’est pas si compliqué, et ça ne vous prendra du temps qu’à sa mise en place.
Je vais vous partager une méthode pratique, en 3 étapes : Trier, organiser, traiter.
Etape 1 : Trier son courrier
C’est l’étape qui va vous demander le plus de temps, et qui doit être quotidienne.
🗣️ Pour ma part, compte tenu de l’heure du passage du facteur dans mon secteur, c’est la 1ère chose que je fais à mon retour de ma pause déjeuner 🍴.
On peut dispatcher le courrier en 3 tas :
▷ A jeter 🗑️
Il s’agira là essentiellement de prospectus, publicités, enveloppes vides, flyers… Bref, tous les papiers que vous estimerez devoir aller tout droit à la poubelle (n’oubliez-pas de les recycler ♻️ bien sûr !).
Rappel : vous avez la possibilité d’apposer sur votre boîte aux lettres 📬, un autocollant « STOP PUB » afin de nous plus recevoir de publicités (pour en savoir plus : https://www.ecologie.gouv.fr/stop-pub).
▷ A classer🗄️
Il s’agira des documents qui ne demandent aucunes actions de votre part car ils étaient déjà traités, ou bien car ils ne sont qu’à titre informatifs mais suffisamment importants pour devoir les conserver.
🗣️ D’ailleurs, ça me donne une idée d’un prochain article consacré aux durées de conservation des documents.
Il peut s’agir d’un relevé de compte bancaire, d’un avis d’imposition 🏛️, de nouveaux tarifs d’un de vos fournisseurs…
▷ A traiter📝
Ce sont les documents qui vont demander une action de votre part et donc que vous ne pouvez pas classer immédiatement.
Il peut s’agir d’une facture à régler🧾, d’un chèque à encaisser, d’un courrier auquel vous devez apporter une réponse, d’un formulaire ou d’un document que vous devez compléter et renvoyer…
Etape 2 : Organiser son courrier
A cette étape, vous vous retrouverez donc avec 3 tas devant vous.
Concernant le tas « à jeter », mettez tout directement dans votre poubelle 🚮 (en n’oubliant pas encore une fois, de respecter le tri sélectif).
Pour les 2 autres tas, rangez-les dans le support bureautique que vous aurez choisi préalablement, en fonction de vos préférences, vos contraintes et votre budget 💰, en attendant leur traitement.
Vous pouvez optez pour :
▷ Des corbeilles/bannettes à courrier :
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https://amzn.eu/d/1M8xx4P
Il s’agit de la solution la plus rapide 🚀 et qui nécessite le moins de manipulations pour y placer les documents. Par contre, c’est celle qui prend le plus de place.
Elle sera donc plutôt destinée à ceux qui ont un bureau 🏢 et/ou un mobilier qui leur permettent de les installer, aux plus grandes entreprises, ou à ceux qui souhaitent faire le tri le plus rapidement possible sans détailler plus que ça.
Il en existe en plastique, en métal ou encore en carton rigide.
✨ Mon petit conseil en + : choisissez des couleurs différentes, transparentes et/ou ouvertes de préférence. Ainsi, vous saurez en un coup d’œil si des papiers à traiter ou à classer s’y trouvent.
▷ Un trieur :
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C’est l’option qui conviendra le plus à ceux qui n’ont pas ou peu d’espace dédié à la gestion administrative 🗂️ de leur entreprise.
Le gros avantage de cette solution, c’est que vous pourrez être plus précis lors du tri de votre courrier en attendant de le traiter, en attribuant par exemple, un compartiment « factures clients », un autre « factures fournisseurs », ou encore « règlements clients »… Tout ça en restant dans une seule et même pochette.
Il en existe en polypropylène : plus solides mais dans lesquels les feuilles glissent facilement, ou bien en carton 📦: plus fragiles mais dans lesquels les papiers restent mieux en place.
✨ Mon petit conseil en + : choisissez un trieur avec un dos assez large pour y contenir le volume de feuilles que vous avez l’habitude de traiter.
▷ Des chemises à rabat ou des chemises cartonnées :
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Elles sont idéales pour les petits budgets 💰, et ceux qui ont un volume de courrier quotidien assez faible. Elles font parties des fournitures administratives que l’on retrouvent le plus dans une entreprise. On en a toujours sous la main !
C’est encore mieux que le trieur pour créer des catégories à l’infini ♾️, par contre, elles ne seront pas réunies entre elles.
✨ Mon petit conseil en + : pour les chemises cartonnées, si vous voulez qu’elles durent le plus longtemps possible, ne lésinez pas avec l’épaisseur, prenez au minimum du 210 g/m2.
Etape 3 : Traiter son courrier
Là, vous avez deux possibilités, à vous de voir ce que vous préférez faire, bien que vous puissiez alterner les deux :
▷ Vous traitez et/ou classez tout de suite.
Vous le faites immédiatement, afin de ne pas laisser entassée votre paperasse et vous retrouver submergé. Au moins, c’est fait ✅ !
🗣️ Oui, c’est une option, mais personnellement, ce n’est pas celle dont j’ai adopté ni celle que je vous conseillerai.
▷ Vous traitez et/ou classez un jour précis de la semaine.
Tout est une question d’organisation : je pense qu’il est mieux de consacrer un moment de la journée ou de la semaine propre à la gestion de vos papiers « à traiter » et de votre classement (sauf évidemment un courrier qu’il vous faudra traiter dans l’urgence 🚨).
Cela permet de ne pas se disperser et d’être un maximum concentré et donc plus productif 📈 au moment où vous allez vous en chargez.
Par contre, il faudra être rigoureux et le faire vraiment le jour ou le moment que vous aurez choisi, sinon vous vous retrouverez vite débordés.
🗣️ Me concernant, j’ai choisi le mercredi comme jour dédié pour traiter mes papiers, car c’est celui où je travaille exclusivement de mon bureau.
″Ce qu’il faut retenir…″
Avoir une méthode organisée pour traiter votre courrier et la respecter, vous permettra de vous soulager considérablement dans cette tâche que tous n’affectionnent pas particulièrement 😩.
Alors oui, cela peut prendre du temps ⏳ pour sa mise en place ! Mais par la suite, vous remarquerez que cela vous en a fait gagner !
Malgré tout, ça n’en reste pas moins une partie importante mais incontournable de votre administratif.
Votre activité, votre charge de travail, ne vous permettent pas de prendre ce temps ?
J’ai une solution 💡 pour vous : faites appel à mes services !
Je peux vous proposer de gérer votre courrier à votre place.
Ce temps gagné ⏱️, vous permettra de mieux vous consacrer à votre métier.
Alors n’hésitez pas, contactez-moi et je vous ferai parvenir un devis détaillé et personnalisé sous 48 heures.
Voilà, vous connaissez maintenant une méthode pratique pour gérer votre courrier. Bien entendu, vous pouvez la suivre, la modifier, l’adapter, c’est comme vous voulez.
Mais une fois tous ces papiers traités, il faut les classer ! On adore ça, n’est-ce pas ? 😬
Pas de panique, encore une fois, il suffit de mettre en place une bonne méthode de classement.
D’ailleurs, ce sera le sujet de mon prochain article.
Et surtout, n’hésitez pas à commenter et partager : « ma méthode pratique pour gérer votre courrier » !
Le Bureau d’Elo vous dit : à bientôt ! 👋🏻